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Pourquoi anticiper la digitalisation du contrôle de paie ?

Le métier de contrôle de paie va se digitaliser et sûrement beaucoup plus vite qu'on ne l'imagine au premier abord pour une fonction support de l'entreprise. Les premières entreprises ont commencé la digitalisation des fonctions supports, l'accélération va être majeure en 2016.

Pourquoi cette transformation rapide est-elle inévitable ?

La raison principale, comme souvent, est économique : si un métier peut être fait plus rapidement, de façon plus fiable et systématique avec moins d'intervention humaine, il n'y a pas de raison pour qu'une entreprise n'adopte pas cette transformation.


Source : http://www.bbc.com/news/technology-34066941

Et le contrôle de paie n'échappe pas à cette logique : il est aujourd'hui majoritairement manuel et peu outillé. Les contrôles effectués ne sont pas documentés et objectivés, ils relèvent d'une tradition principalement orale : un gestionnaire de paie forme son successeur aux contrôles qu'il effectue habituellement.

Ce constat est vrai pour plusieurs fonctions de l'entreprise mais 4 facteurs l'accélèrent dans le cas du contrôle de paie :

  • Premier facteur : la DSN (Déclaration Sociale Nominative). L'Etat, par cette évolution des normes de déclarations sociales, normalise implicitement la paie. Il devient possible de comparer et d'analyser la paie de l'ensemble des entreprises françaises en utilisant les mêmes référentiels et le même vocabulaire. L'automatisation transentreprises peut démarrer.

  • Deuxième facteur : la digitalisation de la fonction RH. La logique de digitalisation est déjà intégrée dans la fonction RH, et touche de nombreuses activités, même celles moins propices à la digitalisation car moins normalisées, comme le recrutement, la gestion des carrières et des compétences...

  • Troisième facteur : la complexité de la réglementation et l’accélération des changements réglementaires. Il est devenu impossible pour une entreprise de s'assurer tous les mois que sa paie est conforme aux dernières réglementations : pour cela, il faudrait en avoir connaissance, les mettre en oeuvre, les contrôler et... prouver qu'on les respecte. Comment réaliser cela de façon certaine tous les mois à un coût raisonnable ?

  • Quatrième et dernier facteur : la population des gestionnaires de paie vieillit. Une entreprise peut-elle encore facilement recruter des jeunes pour contrôler à la main des bulletins de paie ? A quel prix ?

Quelles sont alors les conséquences de cette digitalisation ?

La digitalisation a des conséquences qui apparaissent parfois négatives mais, en réalité, elle ouvre des perspectives et devient même une opportunité quand le changement est accepté. La digitalisation du contrôle de paie ne déroge pas à cette règle.

La première conséquence est évidemment le passage d'un métier de contrôle en masse avec un résultat qualité non assuré à un métier d'expertise de la paie de haute qualité. En somme, il s'agit du passage d'une chaine de montage d'ouvrier à une chaine de montage robotisée avec une refonte du mode de production et des métiers. Les gestionnaires de paie vont définir les règles de contrôle mais la machine contrôlera, plus vite, plus souvent. Il restera à analyser les cas exceptionnels, les dérogations et la source des erreurs. Le métier de gestionnaire de paie prendra ou reprendra alors tout son sens.

D'autres conséquences sont moins immédiates mais tout aussi intéressantes :

  • la transformation du métier va libérer du temps pour analyser la logique de paie mise en place et ses conséquences sur la motivation des salariés mais aussi pour analyser les risques financiers liés aux dépenses salariales.

  • la DSN, par la normalisation de la paie, va permettre une comparaison immédiate des situations dans la gestion du personnel. Les entreprises vont pouvoir se comparer par secteur d'activé et comprendre plus rapidement leur situation humaine et l'impact sur leur activé.

  • les outils proposés dans le cadre de la digitalisation permettent une approche de l'outil informatique radicalement différente de ce qui se fait aujourd'hui : l'objectif est de choisir les outils de reporting, les règles de contrôles dans un magasin (comme un app store) et de les utiliser immédiatement : "j'essaie un modèle de reporting sur mes données". S’il me convient, je l’utilise tout de suite sinon j'en cherche un autre. L'outil devient réellement un service et non un complexité supplémentaire.

  • le métier de gestionnaire de paie devient un métier d'avenir qui attire la génération "digital native" : collaboratif, automatisé et efficace, non répétitif, demandant de l'intelligence et de l'expertise.

  • les entreprises peuvent collaborer pour définir leurs règles de contrôles : la coopétition devient possible grâce au référentiel commun. Pourquoi chaque entreprise d'un même secteur devrait-elle définir des règles de contrôles spécifiques alors que celles-ci sont communes à l'ensemble du secteur ? Les partager c'est autant de charge de fonction support en moins et de qualité en plus avec, en bonus, une diminution des risques.

Que faut-il faire ?

Evidemment, vous l'aurez compris : ne pas attendre. La digitalisation d'un secteur est toujours douloureuse lorsqu'elle est subie. Mieux vaut anticiper d’autant que des échéances se profilent à l’horizon 2016 : exploitation réelle des données de la phase 2 DSN par les organismes, démarrage progressif de la phase 3, simplification du bulletin de paie...

La fonction RH doit être moteur dans la transformation digitale pour pouvoir l'accompagner.

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