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Témoignage du Club Med sur la sécurisation du contrôle de paie grâce à l'Intelligence Artificielle

Le Clud Med

Gérard Blitz, le fondateur du Club Med en 1957, disait souvent

Le but dans la vie c’est d’être heureux ; le moment pour être heureux c’est maintenant et l’endroit pour être heureux c’est ici.

60 ans plus tard, le Club Med reste le leader mondial des vacances tout compris haut de gamme, au savoir-faire français, à destination des familles et des couples. Présent dans 26 pays répartis sur 5 continents, le groupe emploie plus de 23 000 GOs (Gentils Organisateurs) et GEs (Gentils Employés) de 110 nationalités différentes. Le groupe entend poursuivre sa stratégie d’expansion en France et à l’international dans les années à venir.

Le challenge: fiabiliser la paie, les déclaratifs et la DSN sans surcharger les gestionnaires de paie

Le service paie du Club Med comprend dix personnes (un responsable paie, une experte paie et accident du travail (AT), six gestionnaires paie, un assistant paie et un gestionnaire AT). Le gestionnaire paie est chargé de la gestion des absences et du traitement de la paie. Le gestionnaire AT traite les déclarations d’accidents du travail assez nombreuses pour occuper un poste à temps plein. La masse salariale du Club Med évolue en permanence de par son métier. Le groupe embauche de nombreux saisonniers lorsqu’un nouveau village ouvre ou, à l’inverse, diminue ses effectifs quand un village ferme. Pour autant, le service paie ne recrute pas et doit s’adapter aux fluctuations constantes des différents personnels et répondre à leurs nombreuses sollicitations.

Nous gérons un volume de 55 000 paies par an au travers de 4 filiales pour 66 établissements

indique Jérôme Gosselin, Responsable Paie au Club Med

Nos gestionnaires de paies reçoivent énormément d’informations sous différents formats. Que ce soit par mails, par téléphone, en direct avec des collaborateurs, sous forme de fichiers Excel, etc… ainsi que beaucoup de contrats courts et disposent de peu de délai pour les traiter. Et le service paie doit transmettre beaucoup d’informations au fil de l'eau en ajoutant des données qui étaient traitées auparavant par le service comptabilité.

précise Séverine Agisson, Experte Paie et Responsable AT au Club Med.

Une étude réalisée en 2015 en France (*) a montré qu’un salarié sur trois (33 %) a constaté une erreur sur sa fiche de paie au cours des 12 derniers mois.

D’autre part, la Déclaration Sociale Nominative (DSN) imposée aux entreprises, et qui a pour ambition de simplifier les modes de déclaration et de transmission des déclarations sociales aux différents organismes, mutuelles, etc… met en évidence la difficulté de contrôler toutes les informations de la paie. D’autant que de nouvelles déclarations sont intégrées petit à petit à la DSN : après l'individuel dans la DSN Phase 3, arrivent le prélèvement à la source, la CVAE, les taxes parafiscales...

Comment dans ces conditions, est-il possible de traiter toutes ces données, d’intégrer les évolutions légales qui arrivent en permanence, de contrôler correctement les informations pour établir des fiches de paie justes ? Comment être certain que les données des DSN que le Club Med envoie tous les mois aux différents organismes sont fiables ? Comment savoir que toutes les données sont présentes dans chaque segment de la DSN et qu’aucune n’a été oubliée ?

Autant de questions qui se posent aux gestionnaires de paie démunis face à la complexité de la tâche et à leur responsabilité croissante. Ne disposant pas d’une grande expérience ou d’une formation comptable ils utilisent leurs logiciels RH jusqu’à la limite de leurs fonctionnalités. Mais le contrôle apporté par ces solutions auxquels s’ajoutent celui des équipes reste insuffisant.

Nous ne pouvons pas tout contrôler. Une donnée erronée dans une fiche de paie nous oblige à échanger avec les organismes et le salarié. Et les organismes sont incapables de contrôler les informations reçues. Nous avions donc besoin de sécuriser et de fiabiliser les données, de gagner du temps.

déplore Séverinne Agisson

Notre ambition est d’atteindre le zéro faute. De conserver la confiance de nos GOs et GEs. D’où l’impérieuse nécessité de digitaliser

ajoute Jérôme Gosselin.

La Solution: un outil d'automatisation du contrôle de la paie indépendant du SIRH

Le Club Med choisit d’utiliser Conciliator PAY, assistant digital de la société Dhatim, à base d’Intelligence Artificielle. Grâce à un puissant moteur de règles et au Machine Learning, Conciliator PAY analyse les DSN et les paies, détecte des erreurs, préconise des corrections ou des optimisations sur la base des préconisations Net Entreprise, URSSAF… Il intègre également les règles de conventions collectives et les évolutions de la norme évitant ainsi des redressements URSSAF ou des rappels intempestifs.

Grâce aux contrôles automatiques de Conciliator PAY, nous sommes plus confiants sur la qualité des DSN déposées. Cela permet également de s’assurer plus facilement et plus rapidement des travaux de correction et de paramétrage qu’ont pu effectuer nos prestataires RH.

indique Séverine Agisson.

Accompagnée par une société de conseil qui connait bien Conciliator PAY, le Club Med a pu créer des contrôles de paie selon leurs besoins afin d’atteindre l'objectif du zéro faute. En outre les équipes Conciliator paramètre au fil de l’eau et de façon systématique toutes les règlementations futures dans Conciliator PAY.  Les contrôles sur les changements de contrat sont déjà présents par exemple. C'est essentiel étant donné la fréquence de des changements.

Conciliator PAY réalise automatiquement les contrôles paie et les contrôles DSN et les gestionnaires de paie peuvent se concentrer sur du travail à valeur ajoutée.

Au-delà de la solution, nous avons aussi apprécié l’indépendance de Conciliator. C’était essentiel pour nous d’avoir un partenaire dont la solution peut s’intégrer à tous les logiciels RH et n’ayant aucun parti pris pour l’un d’entre eux. Nous avons gagné en sérénité.

concluent Séverine Agisson et Jérôme Gosselin.

*Source : Europe1, 20 mins - 2015